supervisor y control dentro de la organizacion

SUPERVICION Y CONTROL DENTRO DE LA ORGANIZACON

Los supervisores cumplen dos funciones: en el primer rol, actúan como un juez observando lo que sucede en el departamento por ver si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba.

En el rol de solucionadores de problemas y de tomadores de decisiones, los supervisores no solo deben averiguar por que las condiciones o resultados están por debajo de los estándares, si no también corregir esas condiciones y lograr los resultados esperados.

La planeación y el control son inseparables: los gemelos siameses de la administración.

Principios de la supervisión

“los objetivos y principios y la realidad de la situación dada”. Ninguno de estos factores explica o regula, si solo la acción; todos operan en cualquier situación.

Tienen una importancia enorme por cuanto gobiernan la acción, es decir, la aplicación de las técnicas de supervisión.

Consideradas funcionalmente, la dirección y supervisión no pueden separarse ni establecerse aparte de una de otra. La dirección se ocupa de direcciones y operaciones en general; por lo común la supervisión se ocupa de mejorar un trabajo o labor en particular.

La supervisión a de ser sensible a los cambios, a de estar impregnada de una actitud experimental y deben dedicarse continuamente a la revaluación de los objetivos y evaluar  materiales, políticas y métodos.

La supervisión deberá basarse en la filosofía democrática, la supervisión deberá respetar la personalidad y las diferencias individuales, y buscara proporcionar oportunidades para la mejor expresión, creatividad de cada personalidad.

En situaciones en las que no sean aplicables los métodos de la ciencia, la supervisión deberá emplear los procesos de la lógica en el estudio, el mejoramiento la evaluación del trabajo y los procesos de trabajo.

La supervisión tiene que ser creativa la supervisión debe proporcionar oportunidades para ejercitar la originalidad y para fomentar contribuciones singulares de auto expresión creadora. La supervisión debe realizarse atravez de una serie de actividades orientadas, proyectadas, programadas y ejecutadas en conjunto. La consideración de principios generales, fundamentales tienden a eliminar de cualquier situación dada, los prejuicios y opiniones personales.

Estilos de supervisión

Estilo autocrático: característico de individuos autocráticos, que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse, como y cuando en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego comprueban en fecha y horas señaladas.

Estilo democrático: es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando después al que lo merezca.

Estilo liberal: El supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y dejan que las cosas sigan su propio camino.

 

descripción de puesto

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Resumen del puesto: suele continuarse con un resumen de las actividades que se deben desempeñar. Es ideal que el resumen conste de pocas frases, precisas y objetivas.

Condiciones de trabajo: no solo las condiciones físicas del entorno en que debe desempeñarse la labor (el electricista del puesto x debe operar en campo abierto, efectuando la fase A del tendido de cables secundarios) sino también las horas de trabajo, los riesgos profesionales, la necesidad de viajar y otras características.

Aprobaciones: debido al hecho de que las descripciones de puestos influyen mucho en las decisiones sobre personal, es preciso verificar su precisión. El ingeniero Rubio, gerente de planta de sintéticos mexicanos, se sorprendió al recibir un informe del departamento en el que se afirmaba que el nuevo supervisor del turno nocturno no solamente había omitido comunicar quincenalmente las fallas del equipo a su cargo, sino que también consideraba que esa función no le correspondía.

Especificación del puesto: la diferencia entre una descripción de puesto y una especificación de puesto estriba en la perspectiva que se adopte. La descripción define que el puesto. La especificación describe que tipo de demandas se hacen al empleado las habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto.

Organización de la base de datos: disponer la información para su ingreso en archivos, computarizados o tradicionales  requiere en muchos casos del trabajo coordinado del departamento de personal con el departamento de cómputo o su equivalente. La base de datos se organiza con el postulado de que los puestos constituyen la unidad básica. Por ejemplo los puestos de recepcionistas y telefonistas se encuentran vinculados entre si; otro tanto ocurre con las mecanógrafas, las taquimecanógrafas y las secretarias bilingües.

Diseño de puestos: resulta difícil destacar la importancia del diseño de puestos. Probablemente, el elemento más significativo sea que los puestos constituyen el vinculo entre los individuos y la organización. Dado que la función de los departamentos de personal es ayudar a la organización a obtener y mantener una fuerza de trabajo idónea, los especialistas en personal deben poseer una comprensión profunda de los diseños de puestos.,

 Elementos organizativos del diseño de puestos: se relacionan con la eficiencia. Los puestos adecuadamente diseñados permiten conseguir una motivación óptima del empleado y conducen al logro de resultados óptimos.

Enfoque mecanicista: procura identificar todas las tareas de un puesto, para que estas tareas puedan disponerse de manera que se reduzcan al mínimo de tiempo y esfuerzo de los trabajadores.

Flujo del trabajo: en una organización el flujo del trabajo depende mucho de la índole que caracterice al producto o al servicio. Cuando se estudia la naturaleza del producto o servicio que se va a procesar se puede determinar la línea ideal de flujo para que el trabajo se efectué con eficiencia.

Practicas laborales: son los procedimientos adoptados para el desempeño del trabajo. Pueden organizarse en los hábitos del pasado, en las demandas colectivas, en los lineamientos de la persona que dirige la empresa, etc.

Elementos del entorno en el diseño de puestos: un segundo aspecto del diseño de puestos se refiere a los elementos del entorno. Al igual de lo que ocurre con la mayor parte de las actividades de las personas, los diseñadores de puestos no pueden ignorar su entorno. Al diseñar puestos es necesario tener en cuenta tanto la habilidad como la disponibilidad de los empleados en potencia. Así mismo es necesario tener en cuenta el entorno social.

Habilidad y disponibilidad de los empleados: las demandas de eficiencia deben balancearse con la habilidad y la disponibilidad reales de los empleados que puede proveer el mercado: por ejemplo, Henry Ford (el gran innovador que introdujo en la industria automovilística las técnicas de producción en series de una línea de montaje) se disponía a poner en práctica su sistema.

Demandas del entorno social: un diseñador  hábil dará a los puestos que diseña características que lo hagan deseables. En contra del mito que afirma que la capacidad de brindar empleos esta totalmente saturada, debe resultarse el echo de que muchas vacantes no se han llenado nunca por que los puestos ofrecen características que los hacen poco atractivos.

Autonomía: gozar de autonomía significa ser responsable por la labor desempeñada. La autonomía implica la libertad de seleccionar las respuestas propias al entorno.

Variedad: la falta de variedad puede producir aburrimiento, que a su vez conduce a la fatiga, errores y accidentes.

Identificación con la tarea: el problema de algunos puestos es que no permiten que el empleado se identifique con su tarea. Posiblemente el empleado experimente escaso sentido de responsabilidad y quizá no muestre satisfacción alguna por los resultados que obtiene.

Significado de l atarea: muy vinculado con el apartado anterior, este aspecto adquiere especial relevancia cuando el individuo evalúa su aportación a toda la sociedad. Ciertas labores que podrían considerarse desfavorables por otros sentidos, como los sueldos y los horarios, son tenidas en alta estima debido al considerable aporte social que conlleven.

Retroalimentación: cuando los puestos no proporcionan a los empleados retroalimentación sobre su desempeño, hay pocos motivos para que su actuación mejore. Cuando el especialista considera los elementos conductuales que fluyen en el diseño de puestos, se inclina por añadir más autonomía, variedad, identificación y significado de la tarea y mas retroalimentación.

análisis de puesto

ANÁLISIS DE PUESTOS

El análisis de puestos  consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Es de desempeñarse que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no el de las personas que lo desempeñan. Los analistas de puestos obtienen información a  los empleados y a quien  los desempeñan. Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos),y los productos o servicios que brinda a la comunidad. En una empresa grande  es posible que el analista deba recurrir a las nominas, a los organigramas vigentes en caso de haberlos o a una   investigación directa con los empleados, sus supervisores y gerentes. Los cuestionarios para el análisis de puestos tienen como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, habilidades, conocimientos y niveles  de desempeño necesarios en un puesto específico. El cuestionario procede en primer lugar a identificar el puesto que se describirá más adelante, así como la fecha o fechas en que se elaboro la última descripción. Es preciso verificar esta información para:

a) no utilizar datos atrasados(los puestos cambian mucho con el tiempo)

b) no aplicar la información a otro puesto.

Los deberes y responsabilidades específicos permiten conocer a fondo las labores desempeñadas. Especialmente en los casos de puestos gerencia les  estos puntos revisten interés primordial pueden añadirse preguntas adicionales para precisar áreas de responsabilidad. Esta parte del cuestionario describe los conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencias y otros factores necesarios para la persona que deba desempeñar un puesto.

Especialmente en el caso de muchas funciones industriales, suelen fijarse niveles mínimos, industriales y máximos de rendimiento. La necesidad de fijar un nivel mínimo es obvio ya que no alcanzarlo puede influir negativamente en las normas de calidad.

Resulta imposible observar invariablemente la misma técnica de recolección de datos, dada la gran variedad de entorno en que podría operar un analista. Aunque igualmente costoso probablemente  a un mas el método de recabar las opiniones de un grupo de expertos reunidos el proceso para analizar un puesto permite un alto de confiabilidad.

Este método resulta lento, costoso y en potencia más susceptible de conducir errores. Un analista no podría registrar, por ejemplo, las actividades que el empleado efectúa una vez al mes al menos que permanezca durante todo un mes en su labor de observador. Aquí es imprescindible contar con la disciplina  personal indispensable para dejar ese campo a otro tipo de expertos, el ingeniero de tiempos y movimientos.

Tras proceder a una reorganización total de la empresa, laboratorio omega comisiono a un joven egresado de administración de empresas para que labore análisis de puestos de toda la organización.

Una descripción de puestos es una forma escrita que explica los deberes, las condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto específico.

La descripción de puestos debe tener un formato dentro de la compañía, incluso si se trata de puestos de diferentes niveles pueden precisarse características relevantes, pero es indispensable que se siga la misma estructura general para preservar la comparabilidad de los datos.

Fecha, datos de la persona que describió el puesto, localización, jerarquía, supervisor, características especiales.